업무 이메일 프롬프트: 협조 요청·사과·콜드 메일 예시

업무 이메일은 짧지만 쓰기 어려운 글입니다. 부탁, 거절, 사과처럼 관계가 걸린 내용일수록 한 문장 한 문장에 신경이 쓰이죠. AI에게 이메일 초안을 맡기면 시간을 크게 아낄 수 있지만, “메일 써 줘”만으로는 누구에게 보내도 어색한 일반적인 메일이 나옵니다. 이 글에서는 상황별 업무 이메일 프롬프트 작성법을 정리합니다.

이메일 프롬프트에 꼭 넣을 5가지

• 받는 사람과 관계: 처음 연락하는 외부 담당자인지, 오래 거래한 파트너인지, 옆 팀 동료인지
• 메일의 목적: 이 메일을 읽은 뒤 상대가 해 주었으면 하는 행동 한 가지
• 꼭 들어갈 사실: 날짜, 금액, 수량, 변경 내용 등 AI가 알 수 없는 구체적인 정보
• 말투: 격식 있게, 부드럽게, 단호하게 등
• 분량과 형식: 제목 포함 여부, 본문 문장 수, 핵심 내용을 목록으로 정리할지

특히 ‘상대가 해 주었으면 하는 행동’을 정하는 것이 중요합니다. 회신, 승인, 일정 확정처럼 목적이 분명하면 메일 마지막 문장이 또렷해집니다.

외부 협조 요청 메일 예시

협력사 담당자에게 보낼 업무 협조 요청 메일을 써 줘.

[받는 사람] 작년부터 함께 일한 협력사 마케팅 담당 과장님
[목적] 다음 달 공동 프로모션에 쓸 제품 이미지를 이번 주 금요일까지 받기
[필요한 것] 제품 이미지 5종, 가로 1200px 이상, PNG 파일
[말투] 정중하지만 너무 딱딱하지 않게
[형식] 제목 1개 + 본문 6문장 이내, 요청 사항은 번호 목록으로

사과·클레임 대응 메일 예시

사과 메일은 변명처럼 들리지 않으면서 해결책이 분명해야 합니다. 들어갈 순서를 정해 주면 좋습니다.

배송 지연으로 불편을 겪은 고객에게 보낼 사과 메일을 써 줘.
다음 순서로 써 줘.
1. 불편을 드린 점에 대한 사과(변명 없이)
2. 지연된 이유를 한 문장으로
3. 새 도착 예정일: 11월 5일
4. 보상: 다음 주문 시 쓸 수 있는 5,000원 쿠폰
5. 추가 문의 연락처
과장된 표현이나 같은 사과를 반복하는 문장은 쓰지 마.

콜드 메일(첫 영업 메일) 예시

처음 연락하는 회사의 마케팅 팀장에게 보낼 제휴 제안 메일을 써 줘.
- 우리 회사: 소상공인용 예약 관리 앱 운영
- 제안 내용: 상대 회사 회원에게 3개월 무료 이용권 제공
- 상대가 얻는 이점을 첫 두 문장 안에 보여 줘.
- 전체 5문장 이내, 마지막은 15분 통화 일정을 묻는 문장으로 끝내 줘.
- 제목 후보 3개도 함께 줘.

콜드 메일은 짧을수록 읽힐 가능성이 높습니다. 상대가 얻는 이점을 앞에 두고, 부담 없는 다음 행동(짧은 통화, 자료 회신 등)으로 마무리하게 하세요.

초안을 받은 뒤 다듬는 법

• “조금 더 부드럽게”, “두 번째 문단을 한 문장으로 줄여 줘”처럼 부분만 고쳐 달라고 하면 전체를 다시 쓰는 것보다 결과가 안정적입니다.
• “받는 사람 입장에서 이 메일을 읽고 불편할 수 있는 표현을 찾아 줘”라고 검토를 맡기는 것도 좋습니다.
• 보내기 전에 날짜, 금액, 이름은 반드시 직접 확인하세요. AI가 예시 값을 그대로 남겨 두거나 숫자를 바꾸는 경우가 있습니다.

주의할 점

고객 이름, 연락처, 계약 금액처럼 민감한 정보는 프롬프트에 넣기 전에 [고객명], [금액]처럼 바꿔 두고, 초안을 받은 뒤 직접 채워 넣는 것이 안전합니다. 회사에서 외부 AI 서비스 사용 규정이 있다면 먼저 확인하세요.

AI 프롬프트 빌더의 ‘일반 / 텍스트’ 탭에서 목적을 ‘업무’로 고르면 ‘비즈니스 서신’ 항목에서 ‘정중한 톤의 외부 파트너 요청 서신’, ‘영업/제휴를 위한 콜드 메일 초안’, ‘클레임에 대한 사과 및 대안 제시 메일’, ‘내부 유관부서 업무 협조 요청 메일’을 골라 이메일 프롬프트를 바로 만들 수 있습니다.